Reuniões nas empresas aumentam, mas qualidade é prejudicada

As organizações brasileiras têm enfrentado um aumento no número de reuniões, porém, a qualidade das discussões nessas ocasiões não acompanhou esse crescimento. De acordo com Camila Rigo, sócia da CoCriar e especialista em cultura organizacional, ainda prevalece uma confusão entre alinhar operações e promover uma construção coletiva, impactando negativamente a habilidade das equipes em resolver problemas com eficácia.

Camila Rigo, que é referência no Brasil pela aplicação das práticas do Art of Hosting – uma metodologia focada na facilitação de conversas significativas –, notou que em empresas de variados tamanhos e setores, as reuniões muitas vezes se transformam em momentos de reporte em vez de promover diálogos efetivos. 'Nesses encontros, o foco nas apresentações muitas vezes ofusca discussões essenciais para enfrentar os desafios que realmente impedem o avanço do trabalho', explica a especialista.

A abordagem tradicional ainda se concentra em relatar resultados à liderança, resultando em uma dinâmica que marginaliza interações horizontais entre equipes. Isso pode minar a capacidade das organizações de lidar com problemas complexos, permitindo que se tornem crises.

Mudanças simples podem trazer grandes impactos

Camila argumenta que não é necessário adotar metodologias complexas para transformar as reuniões. Pequenas mudanças, como enviar relatórios antes das reuniões, podem fazer uma diferença significativa. 'Com esse ajuste, a reunião deixa de ser dominada por apresentações e o tempo pode ser usado para explorar preocupações, tirar dúvidas e pedir orientações', destaca.

Além disso, essa transformação exige uma reavaliação cultural sobre o papel da liderança, da participação e da tomada de decisões nas rotinas organizacionais. 'Há uma tensão legítima nessa proposta, especialmente em gestão tradicional, onde ainda prevalece a ideia de que controle se relaciona com a centralização da conversa e validação nas decisões', observa Rigo.

Segurança psicológica como pilar da colaboração

Ampliar o espaço para colaboração nas reuniões também altera a dinâmica de poder nas organizações. Segundo Camila, a liderança deve evoluir para não apenas aprovar, mas para estimular questionamentos relevantes, interligar diferentes vizões, e fomentar um pensamento coletivo. Cada organização, afirma, necessita de soluções adaptadas ao seu contexto e ao seu grau de maturidade relacional.

Um ponto crucial é a segurança psicológica. Camila enfatiza que quando partilhar problemas resulta em punições ou julgamentos, as pessoas tendem a evitar discutir questões sensíveis. 'Essa dinâmica prejudica a colaboração e pode fazer com que problemas sérios surgem tardiamente, acarretando custos maiores pela falta de preventiva', explica.

Por outro lado, estimular a abertura pode gerar resultados significativos. A CoCriar observou, em projetos de facilitação, diminuição do retrabalho, resolução ágil de conflitos internos e melhoria do clima organizacional. 'Quando há espaço para discutir dúvidas e solicitar ajuda, os desafios são identificados antes, o aprendizado rola mais rápido e a inteligência coletiva se manifesta mais fortemente', conclui Rigo.

Esse movimento é especialmente crítico em instituições enfrentando alta complexidade e mudanças rápidas. Segundo Camila, 'Problemas complexos raramente são dirimidos por uma única pessoa ou área; eles demandam escuta, integração de perspectivas e construção conjunta de soluções'.